Які секрети приховують склади

Нестача комплектуючих і запасних частин часто стає на заваді виконанню планів з ремонту виробничими підрозділами Укрзалізниці. Втім, аудит товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) двох регіональних філій компанії засвідчив, що їхні склади не порожні, а навпаки, ліміти поточного запасу ТМЦ перевищено на сотні мільйонів гривень. Чому так відбувається та що потрібно для ефективного керування запасами ПАТ «Укрзалізниця», кореспондентка ЗІП розпитала у директора Департаменту внутрішнього аудиту та контролю Олега Трояна.

 

— Олегу Євгеновичу, не так давно проведено аудит регіональних філій «Львівська залізниця» та «Південна залізниця». Чим він відрізняється від попередніх ревізій?

— Перевірка здійснювалася за двома напрямками: аудит фінансово-господарської діяльності й аудит товарно-матеріальних цінностей. У першому випадку ревізори традиційно перевіряли фінансову документацію на предмет порушень платіжної дисципліни, викривлення звітності, неефективних витрат. Виконання другого завдання мало надати реальну картину забезпечення регіональних філій ТМЦ й повну інформацію щодо їх технічного стану та експлуатаційної придатності.

Для цього було проведено інвентаризацію й аналіз даних АСБО «Фобос». За допомогою нашого ІТ-менеджера Юрія Єрмакова вдалося переформатувати цю локальну систему обліку так, аби вона видавала інформацію щодо товарно-матеріальних цінностей не за датою останньої операції з ними, а за датою надходження на баланс підприємства. Тобто вдалося зробити аналіз без внутрішніх переміщень, за допомогою яких «омолоджувалися» старі та непридатні запасні частини.

Унікальність цього проекту в тому, що видані «Фобосом» дані «залили» в ПС-Запаси. У результаті отримали достовірну інформацію про непридатні до експлуатації ТМЦ, що зафіксовані в категоріях: зайві, неходові, морально застарілі. У регіональній філії «Львівська залізниця» таких неврахованих товарно-матеріальних цінностей виявилося під час вибіркових інвентаризацій на майже 30 млн грн.

— Тобто непридатні комплектуючі приховувалися?

— Такі маніпуляції мали на меті приховати придбання або постачання понад заявлену потребу чи закупівлю ТМЦ, термін використання яких вже минув. Для введення в оману інспекції використовувалася низка інструментів: штучне переміщення залежалих запасів між матеріально-відповідальними особами та їх субрахунками, безпідставне внесення зайвих, неходових і морально застарілих ТМЦ до складу незнижувального запасу, часткове перенесення таких ТМЦ із субрахунку запасів до субрахунку капітальних інвестицій. У результаті таких операцій на складах регіональних філій накопичилися запасні частини та комплектуючі, що навряд чи знадобляться. Нормально, коли запас робиться для збільшених обсягів ремонту або для того, щоб перестрахуватися на випадок зриву тендерів. Але коли комплектуючі лежать по три роки й більше — це неприпустимо.

Обставини ускладнює й той момент, що кожне господарство має своє технічне забезпечення контролю ситуації на складах, свої показники обсягів незнижувального запасу, терміни придатності ТМЦ тощо. Тобто немає спільної технічної політики для всієї Укрзалізниці. Відповідно відсутня єдина формула, за якою менеджмент компанії може порахувати залишки ТМЦ і відстежувати рух запасних частин. Натомість на місцях навчилися обдурювати один одного. Так, перевищення нормативу поточного запасу за 2017 р. у регіональній філії «Львівська залізниця» — понад 1 млрд грн. Така ж ситуація й у регіональній філії «Південна залізниця». Маємо накопичення у виробничих підрозділах Львівської залізниці зайвих і неходових ТМЦ (за результатами перевірки на 01.10.2017 р.) на 50 млн грн. Із них половину було приховано. Це «мертві» кошти, частину з яких буде списано як збитки компанії. Крім того, склади перевантажені, тобто даремно витрачаються матеріальні та людські ресурси.

— Розкажіть, будь ласка, детальше про аудит у регіональній філії «Південна залізниця».

— На жаль, там схожий результат. Щоправда, на Південній залізниці аудит був поглиблений, адже ревізори врахували досвід, отриманий на Львівській залізниці. Ми дослідили, як формується незнижувальний запас ТМЦ, чим керується менеджмент регіональної філії, подаючи заявки на закупівлю запчастин і комплектуючих. Також визначили, як керівники на місцях ухвалюють рішення щодо кваліфікації ТМЦ за категоріями: зайві, неходові чи морально застарілі. Виявили, що вони керуються наказом Укрзалізниці, розробленим ще в 2013 р., який зараз є неефективним і навіть шкідливим. Тобто для унеможливлення зловживань Департаменту матеріально-технічного забезпечення ПАТ «Укрзалізниця» потрібно переглянути вимоги цього документа.

— Чи є інструмент, який дасть змогу централізовано, на рівні керівництва компанії отримувати об’єктивну інформацію щодо залишків запасів на складах та ефективно керувати ними?

— Сучасні ІТ-системи керування бізнесом досить результативно виконують ці завдання. Але такий програмний продукт коштує дорого, $ 1—2 млн залежно від комплектації, а вартість його утримання ще більша — понад $ 10 млн на рік. Впровадженням у товаристві сучасної ERP-системи (Планування ресурсів підприємства) нині активно займається Проектний офіс ПАТ «Укрзалізниця». На це потрібні фінансові, людські ресурси та час. Наразі спільними зусиллями ми можемо допрацювати наявну в Укрзалізниці систему, що підготує ґрунт для впровадження інноваційних ІТ-технологій керування бізнесом.

Сьогодні майже вся фінансова звітність у філіях та регіональних філіях здійснюється в АСБО «Фобос». На жаль, ця локальна система не може бути об’єднана в мережу для централізації даних. Маємо деякою мірою взаємодіючий комплекс софтів: АС «Договір» — АСК «МТЗ-Склад» — АСБО «Фобос» — ПС «Запаси». Але й тут система міжсистемних ув’язок у багатьох випадках недосконала: дуже великий об’єм інформації обміну, бо використовується багато локальних довідників і різних підходів до збереження однакових даних.

Єдина підсистема, що використовується всіма департаментами Укрзалізниці, — ПС «Запаси». Втім, тут працює модуль плану, а факту, що відповідає за стан запасів, — ні. Це — проблема, адже коли не знаєш, що зберігається на складі, то не можеш забезпечити правильну закупівлю. Якщо навести з цим лад, можна мобілізувати активи, покращити ліквідність.

Наразі розроблений проект «Запаси» перебуває на розгляді Проектного офісу. Наші фахівці чітко виклали його суть, перші кроки, фінансові розрахунки. Цей ІТ-продукт не лише дасть змогу отримувати достовірну інформацію, а й забезпечить пряму економію витратних матеріалів, трудовитрат працівників і скорочення тривалості бізнес-процесів.

 

Результати аудиторських перевірок 

14 млн грн неврахованих платежів виявлено за два місяці 2018 р., із яких 10 млн грн клієнти вже повернули.

80 млн грн несплачених залізниці послуг нарахували ревізори протягом 2017 р. Наразі нестягнутими залишилося 19 млн грн.