В Укрзалізниці запроваджують новий підхід до внутрішнього аудиту

Багато років поспіль у товаристві є практика ревізій, головна мета яких — виявлення порушень і притягнення до відповідальності винних. Утім, менеджери великих компаній із розвинених країн світу використовують інший інструмент — внутрішній аудит, який не лише протидіє зловживанню службовим становищем, а й запобігає фінансовим втратам фірми. Про перспективу впровадження сучасних засобів перевірки різних процесів у ПАТ «Укрзалізниця» розповів директор Департаменту контролю та внутрішнього аудиту Олег Троян.

— Олегу Євгеновичу, розкажіть, будь ласка, детальніше, чим відрізняється ревізія від аудиту?

— Річ у тім, що історично склалася певна вертикаль перевірок державних компаній. Їх основне завдання — виявлення порушень, покарання винних, подання відповідної інформації до правоохоронних органів. Сам акт ревізії містить дані про порушення, але не передбачає проведення аудиту, за результатами якого викривається більше проблем. Адже внутрішній аудит має не просто виявити відхилення від норми, а відповісти, чому сталося порушення, і дати оцінку ризиків фірми. На основі отриманих даних формуються рекомендації та чіткі інструменти для менеджменту, які дають можливість уникнути повторення цих проблем. Аудит сучасного формату допомагає зрозуміти, що відбувається в компанії на перехресті різних процесів: інвестиційна робота, закупівля засобів матеріально-технічного забезпечення, процес виконання капітальних ремонтів тощо.

— Наведіть приклад, як внутрішній аудит може зробити ефективнішою процедуру закупівель у ПАТ «Укрзалізниця», яка нині хоч і відбувається на відкритих торговельних майданчиках системи публічних закупівель Prozorro, та не завжди відповідає потребам компанії?

— Припустимо, підрозділ має дебіторську заборгованість перед постачальником. Внутрішній аудитор не лише сприймає це як факт, а дивиться через АРМ «Угоди» історію її виникнення, хто був відповідальний та якими є наслідки невідшкодування коштів партнеру. Наразі ми бачимо, що раніше дуже часто в тендерній документації компанії зазначалися значні терміни відстрочки оплати закуплених товарів і послуг. Це автоматично звужує коло учасників відкритих торгів, зокрема виробників, у яких безперервний виробничий процес не дає змогу погоджуватися на тривале відтермінування оплати. З іншого боку, тут виявляються корупційні ризики, адже за прискорення перерахування коштів за отриманий товар можуть попросити винагороду. Щоб уникнути таких ситуацій, варто внести корективи до тендерної документації.

Буває так, що під час перевірки, приміром, даних в АСБО «Фобос», крім дрібних недоліків, начебто все добре. Втім, загальна картина свідчить про проблеми у сфері капітального будівництва. Так, перевіряючи товарно-матеріальні цінності, знаходимо заховані у так званому незнижувальному аварійному запасі (НАЗ) «старі» товари. Автоматизована система бухгалтерського обліку дає змогу побачити лише дату останнього переміщення засобів від однієї матеріально відповідальної особи до іншої чи потрапляння до НАЗ. Тобто підрозділ ніби має запасні частини, але вони чомусь не використовуються, а лише «подорожують» звітною документацією. Коли ж аудитор зробив тести в АРМ «Угоди»
та АРМ «Матеріально-технічні засоби», стало зрозуміло, що ці МТЗ на балансі підрозділу — майже
10 років. Чому так сталося і як уникнути повторення ситуації, має підказати детальний внутрішній
аудит.

Такі заходи допоможуть менеджерам створити в компанії внутрішнє контролююче середовище. Це не інструмент покарання, а засіб, який покращить бізнес-процеси в усіх регіональних філіях і філіях компанії та попередить фінансові ризики.

— Чи впроваджували ви механізми внутрішнього аудиту в інших компаніях?

— Свого часу я отримав закордонний досвід аудиторської роботи і тривалий період обіймав керівні посади у київському офісі американської компанії, що була однією з шести найбільших консалтингових компаній світу. Маю практичні навички побудови системи внутрішнього аудиту в українському підрозділі великої нафтової компанії «ТНК-ВР». Часто чую, що, мовляв, у приватному бізнесі працюють інші механізми. Втім, чогось унікального у процесах ПАТ «Укрзалізниця» немає. Їх треба відформатувати відповідно до сучасних тенденцій, на що потрібен час. Люди, якщо вирішили просувати свій сервіс, давати кращий продукт і заробляти гроші, мають змінити парадигму мислення. В цьому допоможе створення compliance office — системи попередження корупційних ризиків. Саме внутрішній аудит має продемонструвати порушення в бізнес-процесах, а фахівці «комплаєнсу» — юридично прописати норми, які перешкоджатимуть фактам зловживань всередині підприємства. До речі, така система працює в НАК «Нафтогаз».

— З чого ви почнете побудову системи внутрішнього аудиту в ПАТ «Укрзалізниця»?

— Плануємо використати закон Сарбейнса-Окслі. Тут ключова роль аудитора полягає в тому, що він є помічником топ-менеджменту. Тобто керівники, які зацікавлені в ефективній роботі ввіреного їм підрозділу, повинні бути замовниками послуг внутрішнього аудиту. Нині є чітко відпрацьований процес планових перевірок. Не кажу, що від нього варто відмовлятися. Втім, у підрозділах компанії вже виробився імунітет на такі заходи. Я хочу змінити існуючу практику контролю, запровадити тематичний аудит і моніторинг процесів. Це дасть змогу зібрати матеріал для створення compliance office. Але є багато бюрократичних перепон. Зокрема, приблизно два тижні необхідно погоджувати деталі перевірки з юристами та службою безпеки. Без відповідного наказу отримати інформацію практично
неможливо.

Ми опиняємося в ситуації, коли, з одного боку, в. о. голови правління каже зробити терміново, а з іншого — процес неможливо пришвидшити, бо треба зібрати всі погоджувальні підписи. У великих компаніях існує аудиторський комітет, до якого входять члени правління і запрошені директори. Інколи цей орган дублює весь склад правління. Вони колегіально розглядають питання проведення та аналізу внутрішнього аудиту. Тобто потрібні зміни внутрішніх процесів. Завдання ревізора — не лише збирати інформацію про порушення, а й оцінити ризики, дати чіткі рекомендації менеджменту та потім перевірити, як вони виконуються. Наразі я бачу супротив на різних рівнях. Були випадки, коли аудиторів виганяли з кабінетів. Також дізнаюся про себе багато нового з інтернет-ресурсів. Це свідчить лише про те, що ми йдемо правильним шляхом. Але щоб втілити в життя цей проект, потрібна команда та фахівці, які готові навчатися.