Фобос святкує ювілей

Цими днями Укрзалізниця святкує невеличкий ювілей. 10 років тому на всіх залізницях, а згодом і на інших підприємствах, які тоді входили до Державної адміністрації залізничного транспорту, розпочалося впровадження автоматизованої системи бухгалтерського обліку «Фобос».

 

 

 

 

ОДНА МЕТОДОЛОГІЯ ДЛЯ ВСІХ

Нині за допомогою цієї системи ведеться бухгалтерський облік на всіх (понад 700) виробничих підрозділах регіональних філій і філій. Сьогодні понад 12 тис. користувачів АСБО «Фобос» вже не уявляють свою роботу без цього зручного інструмента. Та його впровадження відбувалося не без труднощів.

Про те, як створювалася система, та чому вона була вигідною для української залізничної компанії, розповіла директор Департаменту бухгалтерського, податкового обліку, фінансової звітності та методології ПАТ «Укрзалізниця»
Ольга Клочок.

— Чому взагалі виникла ідея створити власну бухгалтерську програму для Укр-залізниці?

— На початку 2000-х років бухгалтерський облік на підприємствах Укр-залізниці провадився здебільшого за допомогою АРМ, створених інформаційно-обчислювальними центрами (ІОЦ) залізниць чи сторонніми розробниками. Введення інформації з первинних документів здійснювався операторами територіальних відділів ІОЦ. А подекуди бухгалтерія велася в ручному режимі на папері.

Робота з автоматизації обліку проводилася безсистемно. Кожен бухгалтер спільно з розробниками місцевих АРМів вирішував це питання відповідно до своїх знань і навичок.

При складанні зведеної фінансової звітності та проведенні аналізу фінансово-господарської діяльності підприємств на рівні Укрзалізниці виникали труднощі, адже на підприємствах залізничного
транспорту (а тоді до складу Державної
адміністрації залізничного транспорту входило понад 30 юридичних осіб) часто застосовувалися неоднакові підходи до методології обліку. Тож виходило, що облік типових для всіх залізниць господарських операцій здійснювався по-різному.

Стало зрозуміло, що задля ефективного управління галуззю необхідно впровадити єдине програмне забезпечення для первинного бухгалтерського обліку, на базі даних якого розглядалася б уся фінансово-господарська діяльність залізниці та приймалися управлінські рішення щодо подальшого розвитку. Головною вимогою до такого єдиного програмного забезпечення було ведення обліку за єдиною
методологією.

Почали вивчати програмні продукти, які були тоді на ринку. Приходили виробники, які презентували свої розробки. Навіть пробували деякі з них запровадити. Проте виявлялося, що жодна повністю не відповідала нашим потребам й особливостям. І для того, щоб ці програми пристосувати до залізничної специфіки, було потрібно дуже багато зусиль і коштів. Тож керівництво дійшло висновку, що варто створити власний програмний продукт, який був би пристосований до нашого виробничого процесу.

— Скільки часу тривала робота над програмою?

— Все починалося не з розробки. Адже для того, щоб створити таку складну систему, потрібна масштабна підготовка. Спершу необхідно було сформувати для програмістів методологію розділів бухгалтерського обліку, яку вони мали реалізувати у програмному забезпеченні.

Для цього у 2003 р. Укрзалізницею була затверджена Програма впровадження єдиного програмного забезпечення бухгалтерського обліку для структурних підрозділів залізниць, на виконання якої потрібно було створити єдину методологію.

Ми взялися до роботи. Основне навантаження було покладено на управління методології бухгалтерського обліку Головного фінансово-економічного управління Укрзалізниці. Щоправда, силами одного підрозділу вирішити таке масштабне питання було важко. Тому завдання було розділено на окремі модулі: зарплата, матеріали, облік основних засобів, ремонт тощо. Роботу розподілили між залізницями. Згодом всі частини були зведені в одну велику книгу, на основі якої програмісти вже створювали систему «Фобос».

Також керівництвом Укрзалізниці було прийнято рішення створити спеціальну комісію, котра вивчала напрацювання у напрямку автоматизації бухобліку всіх сталевих магістралей. Згідно з висновком комісії, за основу взяли продукт, створений на Львівській
залізниці.

Програмісти також розподілили завдання по обчислювальних центрах сталевих магістралей. А гуртом, як то кажуть, і батька легше бити. Спеціалісти працювали і вдень і вночі. Й уже восени 2007-го робочу версію АСБО «Фобос» було розроблено. А в листопаді того ж року робоча комісія, створена за участю фахівців Укрзалізниці та залізниць, підписала акт введення системи в постійну експлуатацію.

Величезний внесок у впровадження АСБО «Фобос» зробила Тамара Рябчун, котра нині обіймає посаду головного бухгалтера
ПАТ «Укрзалізниця».

Були випадки, коли вона разом з бухгалтерами демонструвала функціональні можливості програмного забезпечення начальникам залізниць, які ставилися до системи з недовірою. У подальшому керівники сприяли та повністю підтримували процес впровадження системи.

Отже, враховуючи підготовчі та основні заходи, ми йшли до впровадження АСБО «Фобос» майже п’ять років.

— Легко вдалося її запустити?

— З’ясувалося, що створити програму було лише половиною справи. При впровадженні виникла величезна кількість проблем. У першу чергу, через технічну неготовність. Адже щоб перевести всю бухгалтерію в електронний вигляд, треба забезпечити кожного співробітника персональним комп’ютером. А у нас на деяких підприємствах був лише один, через який здійснювався зв’язок із банком.

— Зараз в це дуже важко повірити!

— А тоді нам довелося вишукувати кошти для придбання тисяч комп’ютерів для робочих місць користувачів системи, каналів зв’язку, серверів тощо.

Наступним кроком стало навчання кадрів. Це також потребувало значних зусиль і часу. Бухгалтер — це доволі консервативна професія, оскільки йому доводиться виконувати одноманітні операції, які щоденно, щомісячно повторюються. І зміна будь-якого процесу в роботі викликає якийсь страх, невпевненість, недовіру до нового.

Тож керівництву Укрзалізниці довелося створити цілу систему стимулів для переходу. Були введені заохочення для тих, хто успішно освоював програму. А з тими, хто зволікав, проводилася постійна організаційна робота щодо роз’яснення її важливості та необхідності. Завдяки цим заходам нині вся галузь здійснює первинний бухгалтерський облік в АСБО «Фобос».

ДОСТОВІРНІСТЬ, ПРОЗОРІСТЬ І НЕУПЕРЕДЖЕНІСТЬ

— Який ефект дав перехід на АСБО «Фобос»?

— Головне, чого вдалося досягти, — уніфікація роботи в усіх підрозділах Укрзалізниці. Завдяки цьому ми змогли забезпечити виконання основних вимог до ведення бухобліку: достовірність, прозорість, своєчасність та неупередженість фінансової звітності.

Масштаб змін змогли оцінити вже після впровадження АСБО «Фобос». Так при проведенні аудиторами камеральної перевірки виявлено, що система забороняє понад 3 тис. різноманітних операцій (проводок, рахунків, статей витрат тощо), які до того здійснювалися на окремих підприємствах, що входили до складу Укрзалізниці. Таким чином всі операції у всіх структурних підрозділах стали проводитися однаково.

Також аудиторська компанія з «великої четвірки» при проведенні перевірки звітності на вимогу зовнішніх інвесторів підтвердила, що АСБО «Фобос» повністю забезпечує достовірність первинного бухгалтерського обліку.

Значно полегшилося проведення аудиту. Вперше ми його робили у 2007 р., коли АСБО «Фобос» ще не всюди була впроваджена. Усі підприємства, які входили до складу Укрзалізниці, передавали безліч даних. Вони формувалися дуже тривалий час і містили чимало помилок. Звести цю інформацію докупи було титанічною роботою, в якій було задіяно безліч людей: проводили селекторні наради, сварилися, ногами тупотіли. Лише узагальнення даних щодо пооб’єктного руху основних засобів по галузі тривало майже півроку!

А коли робили такий же аудит за 2008 р. та в наступних роках, все було цілком інакше. Всі форми, необхідні для проведення перевірки, були введені в систему. Інформація подавалася автоматично й була ідентичною для всіх підрозділів. Таблички, на складання яких раніше витрачалося по три—шість місяців, тепер складалися за один—два тижні без якихось особливих організаційних проблем.

За ці роки ми дуже полюбили АСБО «Фобос» і дуже задоволені. Хоча час на місці не стоїть, система потребує постійного удосконалення та розвитку. Над цим ми разом зі спеціалістами ІТ-сфери Укрзалізниці і працюємо.

 

Заступник директора з питань інформаційних технологій
ПАТ «Укрзалізниця» Вячеслав Великодний:

«Фобос» у перекладі з грецької мови означає «страх». Тобто наша система завдає страху конкурентам, заздрісникам і ворогам.

Зараз, звичайно, противників у нас не дуже багато. Але свого часу «Фобос» не так легко було створити і запровадити. Вельми непростим завданням було переконати тисячі бухгалтерів відмовитися від звичних операцій, які за загальною методологією виявилися неприйнятними.

Також дуже багато нарікань було, коли запроваджували єдину систему нарахування зарплати. До того залізниці використовували різні підходи, в результаті чого плата на одних і тих же посадах на різних залізницях могла відрізнятися. Після запровадження «Фобоса» всі нарахування заробітної плати почали здійснюватися за єдиною методологією.

Звичайно, «Фобос» — не статична система. Вона постійно пристосовується до змін у законодавстві та бухгалтерській методології. Над впровадженням цих змін постійно працює колектив із 18 програмістів. Також до нашої команди входить майже 100 осіб, які займаються технічною підтримкою на місцях, роз’ясненням нововведень, навчанням нових співробітників.

Наявність власної системи бухгалтерського обліку дає Укрзалізниці змогу економити значні кошти. Адже придбання готових програм —
справа недешева. Припустімо, підприємство, що користується придбаною бухгалтерською програмою, платить розробникові майже
500 тис. грн на рік. В Укрзалізниці — приблизно 700 підрозділів і філій. Виходить, лише за використання програми компанія мала б
заплатити майже 350 млн грн на рік. Звичайно, витрати на зарплату 18 розробникам набагато нижчі.

Крім того, придбання готової системи бухобліку зовсім не означає, що з нею можна відразу працювати. Її доведеться пристосовувати
до потреб конкретного підприємства, що потребує часу і витрат.
А ми можемо вносити зміни до методики розрахунків дуже оперативно, бо всі розробники «Фобоса» працюють в Укрзалізниці».