Покупайте билеты на сайте Мы официальные партнеры Укрзализныци! Укрзалізниця розробляє нову систему обліку товарно-матеріальних цінностей

Протягом минулого року Департамент оперативного моніторингу АТ «Укрзалізниця» перевірив склади у 42 підрозділах компанії. Аудит виявив, що в системі обліку товарно-матеріальних цінностей існують певні недоліки, які негативно впливають на ефективність використання ресурсів. Фахівці товариства працюють над впровадженням сучасних механізмів обліку комплектуючих, що дозволить значно підвищити економічні показники та знизити ризики зловживань в Укрзалізниці.

Кожен робить своє

Основною проблемою, що значно ускладнює ефективне використання ТМЦ, є відсутність загальної для всієї Укрзалізниці системи обліку. Всі виробничі підрозділи та філії ведуть обрахунки за допомогою програмного забезпечення «Фобос», що має широкі можливості для аналізу наявності і використання матеріальних цінностей у масштабах усієї Укрзалізниці. На даний момент робити таку аналітику дуже важко, оскільки не існує єдиного порядку присвоєння номенклатурних номерів.

«Системи обліку, що працюють у підрозділах, мають низку недоліків, — розповідає директор Департаменту оперативного моніторингу АТ «Укрзалізниця» Едуард Ступак. — Наприклад, встановлено випадки, коли комірники виробничих підрозділів реєстрували під одним номенклатурним номером різні комплектуючі, що відрізняються за своїми експлуатаційними показниками». Фахівець навів приклад, коли комірник, обліковуючи зварювальні електроди, міг усім їм присвоїти один номер. Проте насправді електроди різні за своїми властивостями, діаметром, покриттям та призначенням, зрештою вартістю. Існуючий підхід не дає можливості відрізнити один електрод від іншого і оцінити ефективність їх використання».

Сьогодні в кожному підрозділі не лише присвоюють різні номенклатурні номери, а й на власний розсуд вписують у систему назву товару. Тому один і той же товар може бути записаний під різними назвами, що ускладнює вибірку та обробку даних.

«Часом за назвою, що вказана в системі, взагалі неможливо встановити, яка саме продукція використана, — розповідає Едуард Ступак. — Наприклад, при перевірках на складі одного з підрозділів було виявлено позицію під назвою «кільце» десятки разів. Така назва майже нічого не говорить про виріб, адже у різних видах техніки, що експлуатується на залізниці, використовуються десятки кілець, і вони відрізняються за своїм призначенням, розміром, матеріалом тощо.

Очевидно, що для ефективної роботи з ТМЦ необхідно впровадити, крім назви виробів, додаткові дані, які б давали вичерпну інформацію про їхні властивості. Ці назви мають бути однаковими в усіх підрозділах товариства. Для цього доцільно провести комплексну роботу із зазначення необхідної інформації при проведенні процедури закупівель, постачанні ТМЦ та введенні даних до автоматизованої системи».

Недосконала система присвоєння номенклатурних номерів та різні назви отриманих товарно-матеріальних цінностей роблять неможливим не лише облік, а й аналіз використаної продукції.

Через порядок — до ефективності

Уже створено робочі групи з розробки єдиної системи номенклатурних номерів та з підготовки відповідного програмного забезпечення, для уніфікації обліку та створення можливості централізованого управління запасами.

Головним елементом такої системи має бути документ, що встановлює єдиний порядок присвоєння ТМЦ номенклатурних номерів, де міститиметься необхідна інформація по кожній одиниці. На думку Едуарда Ступака, це мають бути ще й посилання на технічні вимоги, коди постачальника та виробника.

Отримання вичерпної інформації про наявні ТМЦ підвищить ефективність їх використання. Наприклад, перевірки виявили випадки, коли в одних виробничих підрозділах довгий час зберігалися комплектуючі, яких гостро не вистачало в інших. В одному з депо зафіксовано надлишкову кількість мастила «Рельсол» для змащування коліс рухомого складу, тоді як в інших підрозділах воно було в дефіциті. І це не єдина позиція. Існують певні запаси мастильних, лакофарбових та інших матеріалів, де вичерпується термін придатності.

Запропонована система обліку оперативно виявлятиме подібні надлишки і перерозподілятиме їх туди, де в них є потреба. Система в автоматичному режимі генеруватиме повідомлення про залишки, що занадто довго зберігаються без руху чи в яких збільшені питомі витрати від установлених меж. Це в перспективі оптимізує закупівлі. Адже за допомогою системи можна визначити терміни використання різних комплектуючих.

«Маючи повну звітність із використання деталей, можна зрозуміти, яка з них краще відповідає співвідношенню ціна—продуктивність—якість. У якихось випадках доцільним є придбати найякісніші запчастини, що мають найбільший робочий ресурс. А десь, можливо, варто поступитися якістю, щоб зекономити. Звісно, такі поступки можливі лише за умови дотримання всіх вимог із безпеки перевезень», — зауважує Едуард Ступак.

Наступний крок — QR-кодування

Утім, упровадження загальної нумерації і централізованого управління ТМЦ не є кінцевою метою. У Департаменті оперативного моніторингу вже думають над тим, як запровадити ще більш передові технології.

«Наступним кроком до вдосконалення обліку ТМЦ може стати введення штрих- та QR-кодування для кожного виробу, — розповів Едуард Ступак. — Це автоматизує внесення інформації про ТМЦ до системи обліку, і можна буде відстежувати рух кожного виробу. Для того щоб занести до бази підрозділу чи, навпаки, вилучити інформацію про товар із системи, комірникові досить буде просто зчитати відповідний код за допомогою сканера, як це роблять касири у супермаркетах. При цьому кожна партія товару отримає свій власний штрих-код.

Це сприятиме більш ефективному використанню ресурсів і на місцях. Особливо у тих випадках, коли вони мають обмежений термін придатності. За правилами, зі складу в першу чергу має відпускатися товар із давнішою датою виготовлення. Проте в нинішніх умовах це важко проконтролювати, адже однакові вироби мають один номенклатурний номер — незалежно від того, коли вони випущені. Тому комірник часто бере те, що лежить ближче до дверей складу».

Впровадження нових ефективних механізмів обліку ТМЦ  значно підвищить економічні показники і знизить ризики зловживань в Укрзалізниці, переконаний керівник Департаменту оперативного моніторингу.

Впровадження єдиних для всього товариства номенклатурних номерів дасть можливість відстежити весь виробничий цикл по кожному виробу — від укладання угоди з постачальником, надходження товару на склад, розподілу його за виробничими підрозділами до використання у технологічному процесі.